Office Control в действии

Делу – время, или как СКУД побеждает лень.

   Все мы разные и, безусловно, по-разному относимся к своим служебным обязанностям. Кто-то появляется в офисе за полчаса до начала рабочего дня и уходит позже. А кто-то не видит ничего страшного в том, чтобы «чуть-чуть» опоздать. Причем, последние обычно еще и большие любители устроить перекур, выпить кофе, поболтать с коллегами или по телефону. При наличии таких сотрудников говорить о дисциплине в компании абсолютно не имеет смысла. Даже один «праздный гуляка» в офисе неизбежно изживет рабочий настрой у доброй половины своих коллег. Думать о высокой производительности и эффективности работы компании в этой ситуации не приходится. Вопросы несоблюдения дисциплины и рабочего распорядка уже давно стали головной болью руководителей многих компаний. Наиболее оптимальным способом решения этой проблемы сегодня стало внедрение на предприятии систем контроля доступа и учета рабочего времени. По заверению производителей, СКД — это не только аппаратура и программное обеспечение, но и продуманная система управления движением персонала. Меняется ли что-то с внедрением такого контролера? Способен ли он обеспечить безопасность организации? Возможно ли при помощи СКД наладить рабочий процесс? Своим мнением по этому поводу поделился руководитель компании «Гранат+» Николай Федоров, установивший в своем офисе новый аппаратно-программный комплекс Office Control.

- Сегодня время и работоспособность ценится как никогда высоко. Поэтому перед любым руководителем рано или поздно встает вопрос о контроле сотрудников, их дисциплине, о том, работают ли они на своем месте или беззаботно гуляют по предприятию…

- Да. Такая проблема возникла и в нашей компании. Наступил момент, когда отношение ряда сотрудников к рабочему распорядку оставляло желать лучшего. Участились случаи опоздания на работу. Кроме того, меня раздражало праздное шатание некоторых членов компании по соседним офисам, бесконечные перекуры, чаепития, бессрочные перерывы на обед и тому подобное.
Поначалу, чтобы хоть как-то контролировать рабочий процесс, мы создали в офисе проходную, где охранник записывал всех, кто входит на территорию компании или покидает ее. Но вскоре стало очевидно - у этого метода есть свои недостатки: отметки в журнале были не всегда объективны, их оказалось довольно сложно анализировать. Под сомнение попадала и надежность, ведь человек по просьбе или «большому блату» мог запросто пропустить в офис постороннего человека без уведомления начальства или поставить «нужное» время в графе прихода или ухода того или иного сотрудника. В итоге, опоздания продолжались, но никакой доказательной базы этого не было. Поэтому мы и решили установить в фирме систему контроля доступа.

- Как же из многообразия, которым пестрит сегодня рынок СКУД, Вы выбрали наиболее действенный для своей компании вариант?

- Исходили из того, что нам необходима система, рассчитанная на предприятия малого и среднего бизнеса. Я внимательно изучал все возможные модификации такой СКД, посоветовался с компетентными в сфере безопасности людьми и в итоге остановил свой выбор на аппаратно-программном комплексе Office Control. Эта система, оптимально подошла нашей компании, в которой чуть больше сорока сотрудников. Всего на контроль в фирме поставлено три двери. Вполне достаточно, чтобы отслеживать передвижения работников по офису и закрыть ряду из них вход в отдельные помещения. Кроме того, система Office Control оказалась довольно проста в установке и обслуживании. Чтобы с ней работать, достаточно основных навыков пользователя ПК. Еще один плюс установленной СКД в том, что она не прекращает работать, к примеру, из-за сбоев в подаче электроэнергии.

- Что же изменилось в компании с внедрением системы контроля доступа и учета рабочего времени?

- Во-первых, с помощью СКД мы можем обеспечить сохранность материальных ценностей и информации, безопасность персонала и посетителей.
Во-вторых, система контроля доступа оптимально решает задачи организации труда и обеспечения порядка. Поскольку каждый сотрудник может заходить только в те помещения, доступ в которые ему разрешен в соответствии со служебными обязанностями. А фиксация времени входов/выходов позволяет организовать учет рабочего времени.
Сейчас все данные о сотрудниках нашей компании хранятся в специальной базе. Каждый работник имеет собственный архив посещений. Я могу контролировать время его появления и ухода из офиса, длительность обеда и количество выходов сотрудника из кабинета в рабочее время, а также продолжительность отсутствия. Это очень удобно, поскольку в любой момент можно оценить эффективность работы любого из членов компании, с учетом прогулов и опозданий. Владея такой информацией, я могу знать, какие из сотрудников наиболее дисциплинированные и их следует поощрить, а кому, увы, следует искать замену.
Кроме того, благодаря Office Control, даже находясь в командировках, я могу свободно контролировать рабочий процесс в своей фирме. Это очень удобно!

- А как отнеслись к появлению беспристрастного электронного «надзирателя» сотрудники компании?

- По-разному. На некоторых работниках, наиболее ответственных и обязательных, появление СКД не отразилось совершенно. Просто потому, что и до появления этой системы у меня не было претензий к исполнению ими своих обязанностей. Но, естественно, что отсутствие четкого контроля за дисциплиной и рабочим процессом многих сотрудников все же расслабило. Потому ужесточение распорядка дня обрадовало не всех. Люди привыкли проводить время в праздных шатаниях, беседах и перекурах. Теперь же это не оставалось незамеченным руководством, и со временем у большинства сотрудников с помощью системы учета рабочего времени удалось повысить уровень дисциплины, пунктуальности и чувства ответственности. Прекратились бесцельные хождения из кабинета в кабинет, эффективность работы заметно возросла. Это не могло не сыграть положительную роль в развитии бизнеса. Правда, оказались и двое сотрудников, которые с появлением новых правил сошли с дистанции. Вероятно, желание работать все же было у них второстепенным.

- А как же быть с торговыми представителями и другими посетителями?

- Возможность вести постоянный контроль над территорией офиса, пресекая любую попытку проникновения нежелательных лиц - это еще один весомый аргумент в пользу системы контроля доступом. Раньше частыми гостями в офисе были коммивояжеры, разного рода агенты и представители, а также родственники, друзья, знакомые… Этот ряд посетителей, вклинивавшихся в рабочий процесс, можно продолжать бесконечно. Система контроля доступом мгновенно закрыла дорогу в компанию нежелательным визитерам. Результат налицо – у сотрудников освободилась масса времени непосредственно для работы.

   Очевидно, что системы контроля доступом, первоначально задуманные как средство обеспечения безопасности, сегодня трансформировались в нечто большее. Помогая руководителю компании отслеживать деятельность сотрудников, СКД решает целый комплекс актуальных для развития бизнеса вопросов. Прежде всего – это снижение потерь рабочего времени и, как следствие, улучшение конечного результата.