Статьи

Office Control в действии
Делу – время, или как СКД побеждает лень.

   Все мы разные и, безусловно, по-разному относимся к своим служебным обязанностям. Кто-то появляется в офисе за полчаса до начала рабочего дня и уходит позже. А кто-то не видит ничего страшного в том, чтобы «чуть-чуть» опоздать. Причем, последние обычно еще и большие любители устроить перекур, выпить кофе, поболтать с коллегами или по телефону. При наличии таких сотрудников говорить о дисциплине в компании абсолютно не имеет смысла. Даже один «праздный гуляка» в офисе неизбежно изживет рабочий настрой у доброй половины своих коллег. Думать о высокой производительности и эффективности работы компании в этой ситуации не приходится. Вопросы несоблюдения дисциплины и рабочего распорядка уже давно стали головной болью руководителей многих компаний. Наиболее оптимальным способом решения этой проблемы сегодня стало внедрение на предприятии систем контроля доступа и учета рабочего времени. По заверению производителей, СКД— это не только аппаратура и программное обеспечение, но и продуманная система управления движением персонала. Меняется ли что-то с внедрением такого контролера? Способен ли он обеспечить безопасность организации? Возможно ли при помощи СКД наладить рабочий процесс? Своим мнением по этому поводу поделился руководитель компании «Гранат+» Николай Федоров, установивший в своем офисе новый аппаратно-программный комплекс Office Control.

- Сегодня время и работоспособность ценится как никогда высоко. Поэтому перед любым руководителем рано или поздно встает вопрос о контроле сотрудников, их дисциплине, о том, работают ли они на своем месте или беззаботно гуляют по предприятию…

- Да. Такая проблема возникла и в нашей компании. Наступил момент, когда отношение ряда сотрудников к рабочему распорядку оставляло желать лучшего. Участились случаи опоздания на работу. Кроме того, меня раздражало праздное шатание некоторых членов компании по соседним офисам, бесконечные перекуры, чаепития, бессрочные перерывы на обед и тому подобное.
Поначалу, чтобы хоть как-то контролировать рабочий процесс, мы создали в офисе проходную, где охранник записывал всех, кто входит на территорию компании или покидает ее. Но вскоре стало очевидно - у этого метода есть свои недостатки: отметки в журнале были не всегда объективны, их оказалось довольно сложно анализировать. Под сомнение попадала и надежность, ведь человек по просьбе или «большому блату» мог запросто пропустить в офис постороннего человека без уведомления начальства или поставить «нужное» время в графе прихода или ухода того или иного сотрудника. В итоге, опоздания продолжались, но никакой доказательной базы этого не было. Поэтому мы и решили установить в фирме систему контроля доступа.

- Как же из многообразия, которым пестрит сегодня рынок СКД, Вы выбрали наиболее действенный для своей компании вариант?

- Исходили из того, что нам необходима система, рассчитанная на предприятия малого и среднего бизнеса. Я внимательно изучал все возможные модификации такой СКД, посоветовался с компетентными в сфере безопасности людьми и в итоге остановил свой выбор на аппаратно-программном комплексе Office Control. Эта система, оптимально подошла нашей компании, в которой чуть больше сорока сотрудников. Всего на контроль в фирме поставлено три двери. Вполне достаточно, чтобы отслеживать передвижения работников по офису и закрыть ряду из них вход в отдельные помещения. Кроме того, система Office Control оказалась довольно проста в установке и обслуживании. Чтобы с ней работать, достаточно основных навыков пользователя ПК. Еще один плюс установленной СКД в том, что она не прекращает работать, к примеру, из-за сбоев в подаче электроэнергии.

- Что же изменилось в компании с внедрением системы контроля доступа и учета рабочего времени?

- Во-первых, с помощью СКДмы можем обеспечить сохранность материальных ценностей и информации, безопасность персонала и посетителей.
Во-вторых, система контроля доступа оптимально решает задачи организации труда и обеспечения порядка. Поскольку каждый сотрудник может заходить только в те помещения, доступ в которые ему разрешен в соответствии со служебными обязанностями. А фиксация времени входов/выходов позволяет организовать учет рабочего времени.
Сейчас все данные о сотрудниках нашей компании хранятся в специальной базе. Каждый работник имеет собственный архив посещений. Я могу контролировать время его появления и ухода из офиса, длительность обеда и количество выходов сотрудника из кабинета в рабочее время, а также продолжительность отсутствия. Это очень удобно, поскольку в любой момент можно оценить эффективность работы любого из членов компании, с учетом прогулов и опозданий. Владея такой информацией, я могу знать, какие из сотрудников наиболее дисциплинированные и их следует поощрить, а кому, увы, следует искать замену.
Кроме того, благодаря Office Control, даже находясь в командировках, я могу свободно контролировать рабочий процесс в своей фирме. Это очень удобно!

- А как отнеслись к появлению беспристрастного электронного «надзирателя» сотрудники компании?

- По-разному. На некоторых работниках, наиболее ответственных и обязательных, появление СКД не отразилось совершенно. Просто потому, что и до появления этой системы у меня не было претензий к исполнению ими своих обязанностей. Но, естественно, что отсутствие четкого контроля за дисциплиной и рабочим процессом многих сотрудников все же расслабило. Потому ужесточение распорядка дня обрадовало не всех. Люди привыкли проводить время в праздных шатаниях, беседах и перекурах. Теперь же это не оставалось незамеченным руководством, и со временем у большинства сотрудников с помощью системы учета рабочего времени удалось повысить уровень дисциплины, пунктуальности и чувства ответственности. Прекратились бесцельные хождения из кабинета в кабинет, эффективность работы заметно возросла. Это не могло не сыграть положительную роль в развитии бизнеса. Правда, оказались и двое сотрудников, которые с появлением новых правил сошли с дистанции. Вероятно, желание работать все же было у них второстепенным.

- А как же быть с торговыми представителями и другими посетителями?

- Возможность вести постоянный контроль над территорией офиса, пресекая любую попытку проникновения нежелательных лиц - это еще один весомый аргумент в пользу системы контроля доступом. Раньше частыми гостями в офисе были коммивояжеры, разного рода агенты и представители, а также родственники, друзья, знакомые… Этот ряд посетителей, вклинивавшихся в рабочий процесс, можно продолжать бесконечно. Система контроля доступом мгновенно закрыла дорогу в компанию нежелательным визитерам. Результат налицо – у сотрудников освободилась масса времени непосредственно для работы.

   Очевидно, что системы контроля доступом, первоначально задуманные как средство обеспечения безопасности, сегодня трансформировались в нечто большее. Помогая руководителю компании отслеживать деятельность сотрудников, СКД решает целый комплекс актуальных для развития бизнеса вопросов. Прежде всего – это снижение потерь рабочего времени и, как следствие, улучшение конечного результата.


СКД- умный помощник руководителя
Кому доверить безопасность офиса
Кому доверить безопасность офиса?
Вы открыли собственное дело. Нашли профессиональную команду. Сняли помещение и оснастили всем необходимым рабочие места. Теперь вам надо позаботиться о безопасности.
В настоящее время проблема обеспечения безопасности офиса стала головной болью многих руководителей. Непрошенные посетители, торговые представители, знакомые и друзья работников могут свободно проникнуть в любое помещение. Количество людей и их перемещение в офисе практически невозможно контролировать.
Как результат, в офисах часто происходят кражи личного имущества и конфиденциальной информации. Внимание работников компании значительно снижается, когда их отвлекают от работы.
Большинство руководителей, решая эту проблему, идет по проторенной дорожке – нанимает охранников, которые ведут журнал учета всех входящих и выходящих лиц. При этом частный охранник зачастую не знает многих работников в лицо. Проверяя их паспортные данные, он фактически забирает у них драгоценное рабочее время. Охранника можно обмануть или ввести в заблуждение, зная простейшие основы психологического воздействия на человека.
Получается, что охранник не в состоянии обеспечить полноценную безопасность вверенной ему территории. Все его обязанности сводятся к одному. При возникновении чрезвычайной ситуации охранник вызывает подкрепление, набрав имеющийся у него телефонный номер. Выходит, что обустройство дополнительного рабочего места для охранника, его ежемесячное содержание – деньги на ветер.
Однако есть и другой путь. Хороший руководитель, привыкший считать деньги и время, прекрасно понимает, что человеческий фактор может дать сбой. Причем в самый неподходящий момент. Поэтому он доверяет процесс учета работников и посетителей не охраннику, а автоматизированной системе контроля доступа, которую невозможно обмануть.
Операция по идентификации личности у этой системы занимает всего несколько секунд. В основе системы контроля доступа находится индивидуальный код, который присваивается каждому сотруднику организации. Ввод кода осуществляется контактным способом при помощи пластиковой карты-идентификатора или бесконтактным способом через дистанционные считыватели информации.
Информация, проходящая через системы доступа, позволяет руководителю и службе безопасности получить полную картину о передвижении сотрудников в офисе и блокировать доступ посторонним лицам. Функциональные возможности данной системы включают в себя учитывать рабочее время, регистрируя время прихода и ухода работников, значительно повышая рабочую дисциплину внутри коллектива и исключить возможность проникновения в помещение вне рабочего времени.
Эти данные хранятся в специальной базе. Каждый сотрудник имеет собственный архив посещений, что позволяет анализировать его эффективность, учитывая прогулы, опоздания и время отсутствия на рабочем месте.
Для специальных помещений, требующих особых условий доступа, можно установить специальный режим идентификации. Например, вместо магнитной карточки каждый входящий будет определяться по отпечатку пальца или роговицы глаза. Это позволит избежать несанкционированного проникновения, успешно решая вопросы безопасности любого помещения.
Помимо этого, автоматизированные системы доступа могут оснащаться камерами видеонаблюдения. Руководитель компании или специальная служба безопасности может вести постоянный контроль над территорией офиса, пресекая любую попытку проникновения нежелательных лиц.
При установке системы доступа учитываются личные пожелания заказчика. Количество контролируемых помещений, число идентификационных магнитных карт, комплектация системы доступа подбирается с учетом индивидуальных особенностей компании.
По данным www.job.ru

Учет сотрудников офиса
Сегодня как никогда ценится время и работоспособность сотрудников. Если вы руководитель крупной компании, перед вами обязательно рано или поздно встанет вопрос о контроле сотрудников, их дисциплине, работают ли они на своем месте или беззаботно гуляют по предприятию.

Проблемы использования и учета рабочего времени
Любого руководителя всегда и во все времена интересовал один и тот же простой вопрос: «Как работать быстрее, лучше и производить больше?» Одним из вариантов его решения является рациональное использование и учет рабочего времени.

Много шума из ничего: торговые представители и как с ними бороться
Торговые представители, а также представители разных религиозных организаций, которых в последнее время стало очень много и другие люди,  неработающие на предприятии, мешают нормальной работе офисов, отвлекают сотрудников от работы.

Ограничение и распределение прав доступа внутри офиса
На предприятиях разных уровней уже давно возникла необходимость распределения и ограничения прав доступа сотрудников. Сейчас при ускоряющемся темпе работы и ее сложности с этим уже практически нельзя справиться старыми методами.